NVC là gì? Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC – First Consulting Group

NVC đóng vai trò trung gian giữa Sở Di Trú (USCIS) và Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam. Cơ quan này đảm nhiệm nhiều khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ di trú Mỹ. Bài viết của First Consulting Group chia sẻ tổng quan về NVC là gì, hướng dẫn kiểm tra tình trạng hồ sơ tại NVC và các bước cần thực hiện để hoàn tất hồ sơ. Qua đó, quý vị có thể hạn chế sai sót và giảm bớt lo lắng trong thời gian chờ lịch phỏng vấn.

NVC là gì? Giải thích từ Luật Sư Di Trú Mỹ First Consulting Group

National Visa Center (NVC), hay Trung tâm Thị thực Quốc gia, là đơn vị trực thuộc Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Trụ sở chính của cơ quan này đặt tại Portsmouth, New Hampshire, nơi xử lý số lượng lớn hồ sơ di trú mỗi năm. Cơ quan này đóng vai trò trung gian trong quy trình định cư. Sau khi đơn bảo lãnh được Sở Di Trú chấp thuận, National Visa Center tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ trước khi chuyển đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ ở nước ngoài để phỏng vấn.

Vai trò chính của National Visa Center trong quá trình xử lý hồ sơ di trú

Khi đơn I-130 hoặc I-140 được USCIS phê duyệt, hồ sơ sẽ được chuyển sang cơ quan này để thực hiện các nhiệm vụ sau:

Thu phí xử lý hồ sơ và phí Affidavit of Support

• Phí xử lý hồ sơ (Processing Fee)
• Phí Affidavit of Support (với các hồ sơ bảo lãnh gia đình)

Kiểm tra và chuẩn hóa giấy tờ

• Xác minh tính đầy đủ của hồ sơ
• Đảm bảo các giấy tờ đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ

Sắp xếp lịch phỏng vấn

• Khi hồ sơ đạt đến trạng thái “Documentarily Qualified” (DQ)
• Phối hợp với Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ để xếp lịch phỏng vấn

Trung Tâm Thị Thực Quốc Gia giúp giảm tải cho các Lãnh sự quán bằng cách hoàn thiện hồ sơ trước vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, cơ quan này không có thẩm quyền quyết định việc cấp hay từ chối visa, mà trách nhiệm đó thuộc về Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ.

National Visa Center khác biệt với Sở Di Trú (USCIS) như thế nào?

Nhiều đương sự làm hồ sơ di trú thường nhầm lẫn giữa NVC và USCIS. Một số điểm khác biệt cơ bản gồm:

Kiểm tra tình trạng hồ sơ di trú tại NVC

Hồ sơ nào được xử lý tại Trung tâm Thị thực Quốc gia?

Không phải tất cả hồ sơ di trú đều được xử lý tại đây.

Các diện hồ sơ được tiếp nhận và xử lý tại cơ quan này gồm:

• Bảo lãnh gia đình: diện IR (vợ/chồng, cha mẹ, con cái công dân Mỹ) và các diện F (F1, F2A, F2B, F3, F4).
• Định cư theo việc làm: các diện EB-1 đến EB-5.

Các hồ sơ không thuộc phạm vi xử lý:

• Điều chỉnh tình trạng cư trú trong lãnh thổ Mỹ.
• Visa không định cư như H-1B, L-1, B-1/B-2.
• Trường hợp tị nạn và tị nạn chính trị.

Trạng thái hồ sơ tại NVC và việc cần thực hiện tương ứng

Sau khi rời USCIS và được chuyển sang NVC, hồ sơ sẽ lần lượt trải qua các trạng thái dưới đây. Mỗi bước tương ứng với một giai đoạn riêng và yêu cầu hành động phù hợp từ phía đương đơn.

At NVC

Trạng thái này cho biết hồ sơ đã rời USCIS và được chuyển sang Trung tâm Thị thực Quốc gia, nhưng chưa được kích hoạt trên hệ thống CEAC. Trong thời gian này, đương đơn chưa thể thao tác hay tra cứu, mà cần chờ thông báo cấp Case Number để tiếp tục quy trình.

In Process

Hồ sơ của quý vị đã được mở và cấp Case Number. Đương đơn cần nộp lệ phí, điền đơn DS-261/DS-260 và tải các giấy tờ tài chính, dân sự lên hệ thống CEAC.

Pending Additional Information

Hồ sơ đã được nộp nhưng còn thiếu hoặc có sai sót. NVC sẽ gửi yêu cầu bổ sung cụ thể trên CEAC. Quý vị cần chỉnh sửa hoặc nộp thêm giấy tờ theo đúng hướng dẫn để hồ sơ được tiếp tục xét duyệt.

Documentarily Qualified (DQ)

Khi hồ sơ được xác nhận đủ điều kiện, toàn bộ giấy tờ đã được kiểm tra và đáp ứng yêu cầu. Từ thời điểm này, đương đơn không cần nộp thêm hồ sơ và chỉ theo dõi lịch phỏng vấn căn cứ vào Visa Bulletin và kế hoạch của Lãnh sự quán.

In Transit

Hồ sơ được chuyển sang Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ.

Ready

Hồ sơ đã có mặt tại Lãnh sự quán và sẵn sàng để tiến hành phỏng vấn. Quý vị cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, bao gồm giấy tờ gốc, khám sức khỏe và chích ngừa theo hướng dẫn.

Administrative Processing

Hồ sơ đang được kiểm tra bổ sung. Đây là giai đoạn xử lý hành chính bổ sung, thường xảy ra sau buổi phỏng vấn nếu viên chức lãnh sự cần kiểm tra thêm thông tin hoặc yêu cầu đương đơn bổ sung giấy tờ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Cách kiểm tra tình trạng hồ sơ trên hệ thống CEAC

Sau khi nhận được Case Number, quý vị có thể theo dõi tình trạng hồ sơ trên hệ thống Consular Electronic Application Center (CEAC). Các bước thực hiện gồm:

• Truy cập hệ thống CEAC
• Chọn loại hồ sơ Immigrant Visa (IV) – https://ceac.state.gov/iv/login.aspx
• Nhập đầy đủ mã số hồ sơ (NVC Case Number), bao gồm cả 3 chữ cái đầu (Ví dụ: HCM2025xxxxxx).
• Nhập mã xác nhận và kiểm tra trạng thái

Quý vị nên kiểm tra định kỳ để kịp thời nắm bắt các yêu cầu bổ sung.

Trong trường hợp CEAC hiển thị lỗi như “Invalid Case Number” hoặc “System Unavailable”, quý vị có thể:

• Đảm bảo nhập đủ mã số hồ sơ đủ 3 chữ cái đầu và các chữ số phía sau. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn giữa chữ “O” và số “0”, chữ “I” và số “1”.
• Thử lại sau 24 giờ do hệ thống bảo trì định kỳ
• Sử dụng trình duyệt khác hoặc xóa cache và cookies

Các bước hoàn tất hồ sơ

Sau khi USCIS chấp thuận hồ sơ và NVC cấp Case Number cùng Invoice ID Number, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái In Process. Từ thời điểm này, đương đơn bắt đầu các bước hoàn tất hồ sơ.

Bước 1. Nộp lệ phí

Khi hồ sơ chuyển sang trạng thái In Process, quý vị cần đăng nhập hệ thống CEAC để thanh toán các khoản phí bắt buộc. Các khoản này bao gồm phí bảo trợ tài chính (AOS) 120 USD và phí visa định cư (IV), hiện là 325 USD mỗi người đối với diện bảo lãnh gia đình và 345 USD mỗi người đối với diện việc làm. Việc thanh toán được thực hiện trực tuyến thông qua tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Lưu ý:

• Không thể thanh toán hai khoản phí này cùng một lúc; hệ thống trực tuyến sẽ yêu cầu thanh toán lần lượt từng khoản phí.
• Khi đã thanh toán online xong, NVC sẽ cần khoảng 10 ngày để xử lý trước khi tiếp tục bước tiếp theo
• Quý vị sẽ không thể truy cập đơn DS-260 cho đến khi NVC xử lý xong khoản thanh toán của quý vị

Bước 2. Nộp giấy tờ bảo trợ tài chính

Quý vị cần tải lên hệ thống CEAC các giấy tờ bảo trợ tài chính như đơn I-864 hoặc I-864A (trường hợp có đồng bảo trợ), hồ sơ thuế liên bang, W-2, Form 1099 và các giấy tờ chứng minh mối quan hệ bảo lãnh (nếu áp dụng).

Các tài liệu cần được scan dưới dạng PDF, đúng dung lượng theo yêu cầu kỹ thuật của CEAC, để phục vụ việc kiểm tra và đối chiếu thông tin thu nhập cũng như nghĩa vụ bảo trợ tài chính.

Bước 3. Nộp đơn DS-260

Trong bước này, quý vị tiếp tục hoàn tất các mẫu đơn trực tuyến trên CEAC. Đồng thời, tất cả đương đơn xin visa định cư đều bắt buộc phải điền DS-260 – Immigrant Visa Application. Hồ sơ đơn điện tử của đương đơn được tiếp nhận và lưu trữ.

Bước 4. Nộp hồ sơ dân sự

Quý vị cần chuẩn bị các giấy tờ dân sự của người bảo lãnh và người được bảo lãnh, bao gồm giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy ly hôn hoặc giấy chứng tử (nếu có), lý lịch tư pháp số 2 (đối với người từ 16 tuổi trở lên), lý lịch tư pháp nước ngoài (nếu có), hộ chiếu và ảnh theo tiêu chuẩn visa.

Tất cả giấy tờ không phải bằng tiếng Anh hoặc không phải ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi nộp hồ sơ đều phải kèm bản dịch chứng thực. Bản dịch phải có tuyên bố của người dịch xác nhận bản dịch chính xác và người dịch có đủ năng lực chuyên môn.

Sau khi hoàn tất, toàn bộ giấy tờ cần được quét (scan) và tải lên hệ thống CEAC. Khi đã nộp đủ tài liệu cho từng mục, quý vị nhấn “Nộp hồ sơ” (Submit). Chỉ sau bước này, hồ sơ mới chính thức được đưa vào danh sách chờ xét duyệt tại Trung tâm Thị thực Quốc gia (NVC).

Bước 5. NVC xét duyệt hồ sơ

Nếu NVC xác định tài liệu còn thiếu hoặc chưa đúng, trạng thái hồ sơ trên hệ thống sẽ được cập nhật kèm theo thông báo yêu cầu chỉnh sửa. Quý vị cần đăng nhập vào CEAC và làm theo hướng dẫn để bổ sung hoặc điều chỉnh tài liệu.

Sau khi hoàn tất việc chỉnh sửa, quý vị phải nộp lại hồ sơ để NVC xem xét bằng cách nhấn nút “Nộp tài liệu” (Submit Documents).

Khi tất cả giấy tờ được chấp nhận, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái Documentarily Qualified (DQ). Lúc này, quý vị sẽ nhận được email thông báo hồ sơ đã hoàn tất và đang chờ xếp lịch phỏng vấn tại Lãnh sự quán.

Bước 6. Sắp xếp lịch phỏng vấn

Sau khi NVC xác nhận quý vị đã thanh toán đầy đủ các khoản phí, hoàn tất đơn DS-260, nộp Giấy cam kết hỗ trợ tài chính (I-864) và toàn bộ giấy tờ dân sự theo yêu cầu, quý vị sẽ nhận được email thông báo hồ sơ đã hoàn tất về mặt giấy tờ (Documentarily Qualified – DQ). Từ thời điểm này, NVC bắt đầu phối hợp với Lãnh sự quán Hoa Kỳ để xếp lịch phỏng vấn.

Việc xếp lịch phỏng vấn phụ thuộc vào loại diện định cư:

• Đối với diện thân nhân trực hệ (IR, CR), thư mời phỏng vấn thường được cấp ngay sau khi hồ sơ đạt trạng thái DQ, do các diện này không bị giới hạn hạn ngạch visa.
• Đối với các diện ưu tiên gia đình (F) và việc làm (EB), lịch phỏng vấn chỉ được cấp khi đồng thời đáp ứng hai điều kiện: hồ sơ đã đạt trạng thái DQ tại NVC và Ngày ưu tiên (Priority Date) đã đến hạn hoặc vượt qua ngày đăng trên Bảng A (Final Action Dates) của Visa Bulletin hàng tháng.

Khi nhận được thư hẹn, quý vị cần bắt đầu chuẩn bị cho buổi phỏng vấn theo hướng dẫn kèm theo, bao gồm việc sắp xếp giấy tờ gốc, khám sức khỏe và các yêu cầu liên quan khác.

Lưu ý: Nếu một số giấy tờ như hồ sơ thuế mới nhất hoặc lý lịch tư pháp chưa kịp hoàn tất, quý vị nên chuẩn bị giải trình rõ ràng và mang theo bổ sung khi đi phỏng vấn.

Sau khi hồ sơ xử lý xong tại Trung tâm Thị thực Quốc gia thì bao lâu có lịch phỏng vấn?

Thời gian chờ lịch phỏng vấn phụ thuộc vào hạn ngạch visa theo Visa Bulletin, quốc gia và Lãnh sự quán phỏng vấn, cũng như tình hình xử lý hồ sơ tại từng thời điểm.

Thông thường, diện IR (không bị giới hạn số lượng) có thể được xếp lịch trong khoảng 1–3 tháng, trong khi các diện F và EB có thể phải chờ vài tháng đến vài năm, tùy theo Lịch chiếu khán hàng tháng.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị chậm – Chia sẻ từ đội ngũ luật sư FCG

• Bảo trợ tài chính chưa đạt yêu cầu: thiếu giấy tờ, thu nhập không đủ hoặc chưa có đồng bảo trợ khi cần.
• Khai báo thông tin chưa chính xác: sai tên, ngày sinh, địa chỉ hoặc thiếu thông tin thành viên gia đình.
• Giấy tờ chưa hợp lệ: lý lịch tư pháp hết hạn, giấy tờ dân sự sai định dạng hoặc thiếu bản dịch.
• Vấn đề với giấy tờ gốc: nộp bản sao thay vì bản gốc, hoặc chứng thực không đúng quy định.

Việc theo dõi đúng trạng thái hồ sơ trên CEAC và hiểu rõ thời điểm được xếp lịch phỏng vấn là yếu tố then chốt đối với visa định cư Mỹ. First Consulting Group – Tổ Hợp Luật Sư Di Trú Mỹ đồng hành cùng quý vị từ NVC đến Lãnh sự quán, giúp hồ sơ được xử lý đúng tiến độ và đúng quy định, tránh những sai sót có thể làm kéo dài thời gian chờ đợi.

ĐỂ ĐƯỢC THAM KHẢO MIỄN PHÍ XIN VUI LÒNG GỌI:

– Văn phòng Garden Grove: (877) 348-7869

– Văn phòng San Jose: (408) 998-5555

– Văn phòng Houston: (832) 353-3535

– Văn phòng Việt Nam: (028) 3516-2118

Mọi thông tin trong bài viết mang tính chất tham khảo, không phải lời khuyên pháp lý và số liệu được cập nhật tại thời điểm viết bài. Nếu quý vị cần được tư vấn thông tin chi tiết vui lòng liên lạc First Consulting Group để được giải đáp.